Pappenheim setzt auf Digitalisierung der Stadtverwaltung

Die Stadt Pappenheim geht einen weiteren Schritt in Richtung digitale Verwaltung. Der Stadtrat hat die Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) beschlossen, das die Arbeitsprozesse effizienter gestalten soll.

Mit dem DMS werden sämtliche Dokumente aus verschiedenen Fachbereichen sowie Papierakten digital nach Einheitsaktenplan abgelegt. Auch der Posteingang wird künftig zentral verwaltet – sowohl für physische als auch für digitale Post. Bereits bestehende e-Akten, etwa für das Einwohnermeldewesen oder das Friedhofsmanagement, werden in das neue System integriert.

Der Auftrag zur Umsetzung geht an die Firma digitalfabriX aus München, die eine Cloud-Lösung anbietet. Das bring den Vorteil, dass Updates direkt vom Anbieter übernommen werden.  Es wird kein zusätzlicher Speicherplatz auf städtischen Servern benötigt, und das System ist auch von unterwegs nutzbar. Die Kosten belaufen sich auf eine jährliche Gebühr von 10.424,40 Euro brutto sowie einmalige Einrichtungskosten von rund 6.500 Euro brutto.

Bis zur vollständigen Installation des Systems ist eine Wartezeit von etwa fünf Monaten vorgesehen.